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実用事例：e-文書法対応

e-文書法とは？

2005年4月に施行されたe-文書法とは、従来、紙媒体として保存される必要があった財務関係、税務関係の文書や帳票類について電子データ保存を認めた法律です。
一部の例外を除き、民間に保存が義務付けられた書類の全てについて電子化が認められますが、画期的なのは、初めから電子文書として作成された「電子的文書」に加え、紙で作成された書類をスキャナで読み込んだイメージファイル「電子化文書」も、一定の技術要件を満たせば原本と見なす点です。

メリット

電子化文書が認められたことにより、企業活動で生じる大量の紙文書の印刷、流通、保管コストの削減が可能になりました。
検索性の向上による業務の効率化が期待できます。

電子データの作成・保存に求められる要件

電子署名、タイムスタンプを付与する事により、「存在証明」「完全性証明」を担保し、電子データの完全性を確保します。

電子署名

電子データに対して電磁的に行われる署名で、次の２つのことを担保します。
  • ・作成者が誰であるか
  • ・改ざんされているかどうか

タイムスタンプ

タイムスタンプは、信頼できる第三者認証機関の時刻を用いることで、次のことを証明します。
  • ・この文書がいつから存在しているか
  • ・改ざんされているかどうか

※電子データの保存要件

見読性 保存した文書を表示・印刷でき、内容が確認できる
完全性 文書の作成者・作成時期、紙文書などと電子化した文書が同一であることが確認できる（真正性）
保存義務期間中に文書が改ざん・消去されないこと、改ざんされたことが確認できる（真正性）
保存義務期間中に文書が消失、破損しない（保存性）
機密性 文書の盗難、漏えい、盗み見などが防止できる
検索性 必要に応じて求める文書を探し出せる

タイムスタンプの仕組み

e-文書法対応例

紙書類・図面の電子化

e-文書法を活用するために

e-文書法の施行により、ドキュメントの電子化はより一層のスピードで進行しています。そのメリットを生かすには、タイムスタンプ・電子署名といった技術は当然ながら、文書管理規定や運用ガイドラインの整備、電子化の対する手順の標準化など適切な対応が必要となります。このような条件を満たすために必要な環境の整備まで行われて初めて、そのメリットを享受することができます。
e-文書法に対応する事により、業務のスピードアップや省スペース化につながりますが、一方初期コストがまだまだ高いのが現状です。弊社の特色は、電子化・システム化と一貫したソリューションとし、コストを抑えた対応が可能である点です。ぜひご相談下さい。

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